INTRODUCCIÓN
¿Quiénes somos?
En WE ASSISTO, valoramos la privacidad y la protección de los datos personales de nuestros clientes, usuarios y visitantes. Nos comprometemos a tratar su información con responsabilidad, garantizando su seguridad, confidencialidad y el cumplimiento de la legislación vigente en Colombia, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normativas aplicables en materia de protección de datos personales.
A través de esta política, queremos explicar de manera clara y transparente cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos la información de quienes interactúan con nosotros, ya sea al visitar nuestro sitio web, al solicitarnos información, al contratar nuestros servicios o al comunicarse con nosotros por cualquier otro medio.
Nuestro compromiso es garantizar que nuestros clientes y usuarios comprendan:
- Qué datos recopilamos y por qué lo hacemos.
- Cómo utilizamos la información y bajo qué principios la tratamos.
- Cuáles son sus derechos y cómo pueden ejercerlos.
- Qué medidas implementamos para garantizar la seguridad de su información.
- Cómo pueden gestionar sus preferencias sobre cookies y otros datos de navegación.
Nos comprometemos a tratar los datos personales bajo los principios de legalidad, transparencia, acceso y circulación restringida, confidencialidad, seguridad y finalidad legítima. La información que recopilamos solo será utilizada para los fines autorizados por sus titulares o permitidos por la ley.
En WE ASSISTO, creemos que la confianza es la base de cualquier relación. Por eso, trabajamos constantemente para garantizar que sus datos estén protegidos y que pueda ejercer sus derechos de manera sencilla y efectiva. Si tienes alguna duda sobre esta política, te invitamos a contactarnos a legal@weassisto.com y/o en nuestros canales habilitados de WhatsApp y teléfono que puedes visualizar en nuestra página web.
1. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1.1. Definiciones
Para efectos de la presente política y conforme a la Ley 1581 de 2012, se entenderá por:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: Es aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y su calidad de comerciante o servidor público.
- Dato privado: Es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
- Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos relacionados con origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, vida sexual, salud, entre otros.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.2. Principios de Tratamiento de Datos Personales
El tratamiento de datos personales por parte de WE ASSISTO se rige por los siguientes principios:
- Legalidad: El tratamiento de datos se realiza conforme a la Ley 1581 de 2012 y otras normativas aplicables.
- Finalidad: Los datos personales serán utilizados exclusivamente para las finalidades informadas al titular.
- Libertad: El tratamiento solo se realizará con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Veracidad y calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Transparencia: Garantizamos el derecho del titular a acceder y conocer el tratamiento de su información.
- Seguridad: Aplicamos medidas para garantizar la protección de los datos personales contra riesgos.
- Confidencialidad: La información será tratada bajo estricta confidencialidad.
1.3. Tipos de Datos que Recopilamos
WE ASSISTO podrá recopilar los siguientes tipos de datos personales:
- Datos de identificación: Nombre, documento de identidad, teléfono, correo electrónico y dirección.
- Datos de contacto: Información proporcionada al completar formularios en nuestra web.
- Datos de navegación: Dirección IP, tipo de dispositivo, páginas visitadas y cookies.
- Datos sensibles: Sólo se recopilarán cuando sean necesarios para la prestación del servicio, con consentimiento expreso del titular.
1.4. Finalidades del Tratamiento de Datos
Los datos personales recopilados se utilizarán para:
- Contactar a los usuarios que soliciten información sobre nuestros servicios.
- Gestionar solicitudes de cotización y prestación de servicios legales, contables y administrativos.
- Enviar información sobre actualizaciones legales, contables y administrativas relevantes.
- Personalizar la experiencia del usuario en nuestra plataforma.
- Cumplir con obligaciones legales y regulatorias.
1.5. Almacenamiento y Seguridad
En WE ASSISTO, estamos comprometidos con la protección de los datos personales de nuestros clientes, empleados, proveedores y usuarios. Por ello, implementamos medidas de seguridad administrativas, tecnológicas y legales para garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información.
1.5.1. Medidas Administrativas
Estas medidas buscan establecer controles internos para minimizar riesgos en el tratamiento de datos personales:
- Capacitación y sensibilización: Todo el personal de WE ASSISTO recibe formación continua sobre la normativa de protección de datos y las mejores prácticas en seguridad de la información.
- Políticas y protocolos internos: Se han implementado procedimientos internos para la recolección, almacenamiento, acceso y eliminación segura de los datos personales.
- Acceso restringido: Sólo el personal autorizado puede acceder a las bases de datos con información personal, según su rol y funciones específicas.
- Acuerdos de confidencialidad: Todos los empleados, aliados y proveedores con acceso a datos personales deben firmar compromisos de confidencialidad.
1.5.2. Medidas Tecnológicas
Estas medidas garantizan la seguridad de la información almacenada en nuestros sistemas digitales:
- Monitoreo y auditoría: Se realizan revisiones periódicas de seguridad para identificar posibles vulnerabilidades y mejorar la protección de los datos.
- Firewalls y antivirus: Nuestros servidores y dispositivos cuentan con protección contra malware, spyware y ataques cibernéticos.
- Respaldo de información: Se realizan copias de seguridad de manera regular para evitar pérdidas de datos en caso de incidentes tecnológicos.
1.5.3. Medidas Legales
Estas acciones garantizan el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales:
- Cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013: En WE ASSISTO adoptamos las disposiciones legales aplicables en Colombia en materia de tratamiento de datos personales.
- Contratos con terceros: Cuando compartimos datos personales con terceros (proveedores de servicios, aliados estratégicos, etc.), se establecen cláusulas contractuales que obligan al cumplimiento de medidas de seguridad y confidencialidad.
- Derechos de los titulares: En WE ASSISTO garantizamos que los titulares puedan ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y revocación del consentimiento.
1.5.4. Periodo de Conservación de los Datos
Los datos personales serán almacenados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados y en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. En términos generales, WE ASSISTO aplicará los siguientes plazos de conservación, salvo que una norma exija un periodo diferente:
- Datos de clientes y usuarios: Se conservarán mientras la relación contractual esté vigente y hasta 10 años después de finalizada, para efectos de auditoría y cumplimiento normativo.
- Datos de contacto para comunicaciones comerciales: Se almacenarán hasta que el titular solicite su supresión o revoque el consentimiento.
- Datos de empleados y exempleados: Se conservarán por 20 años, en cumplimiento de las disposiciones laborales y tributarias.
- Datos financieros y contables: Se almacenarán por 10 años, de acuerdo con lo exigido por la normativa tributaria y contable en Colombia.
- Registros electrónicos y datos de navegación (cookies, IP, logs del sistema): Se conservarán por un periodo de 2 años, salvo que se requiera por más tiempo para efectos de seguridad, auditoría o cumplimiento legal.
Una vez se haya cumplido el plazo de conservación, los datos serán eliminados de manera segura, utilizando mecanismos de destrucción física y/o digital que impidan su recuperación.
2. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS SOBRE LOS DATOS PERSONALES
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los titulares de datos personales tienen derecho a acceder, actualizar, rectificar, oponerse y solicitar la supresión de sus datos personales en cualquier momento. Para ello, podrán presentar una solicitud a WE ASSISTO a través de los siguientes canales de atención:
- Teléfono: (+57) 310 286 4473
- Dirección física: Calle 19 # 12 - 90, Bogotá, D.C., Colombia
2.1. Plazos para la Atención de Solicitudes
WE ASSISTO atenderá las solicitudes de los titulares de datos personales dentro de los términos legales establecidos por la normativa colombiana:
2.1.2. Consultas sobre datos personales
- Cuando el titular desee conocer qué datos personales están siendo tratados por WE ASSISTO, podrá presentar una consulta.
- El plazo máximo de respuesta será de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud.
- Si no es posible atender la consulta dentro de este término, WE ASSISTO informará al solicitante sobre las razones del retraso y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar 5 días hábiles adicionales.
2.1.3. Reclamos para corrección, actualización, supresión o revocatoria de autorización:
- Si el titular considera que sus datos deben ser corregidos, actualizados o eliminados, o si desea revocar su autorización para el tratamiento de los mismos, podrá presentar un reclamo.
- El reclamo deberá incluir:
- Identificación del titular.
- Descripción clara y precisa de los datos personales sobre los cuales solicita alguna acción.
- Dirección de contacto para recibir la respuesta.
- Documentos que soporten la solicitud, si aplica.
- Una vez recibida la solicitud completa, WE ASSISTO analizará el caso y tendrá un plazo máximo de 15 días hábiles para dar respuesta.
- Si no es posible responder dentro de este término, se informará al titular las razones del retraso y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar 8 días hábiles adicionales.
2.1.4. Casos de negativa o inconformidad con la respuesta:
En caso de que el titular no esté conforme con la respuesta de WE ASSISTO, podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad encargada de velar por la protección de datos en Colombia.
2.1.5. Medios de Respuesta y Comunicación con el Titular
WE ASSISTO responderá las solicitudes a través del mismo medio por el cual fueron enviadas, a menos que el titular especifique expresamente que desea recibir la respuesta por un canal diferente. Las respuestas podrán entregarse por:
- Correo electrónico: Si la solicitud fue enviada por correo electrónico, la respuesta será enviada al mismo correo del remitente o a otro especificado por el titular.
- Medio físico: Si el titular solicita una respuesta mediante documento escrito en papel, se enviará a la dirección física suministrada.
- Llamada telefónica: En casos donde se requiera una aclaración adicional o confirmación de datos, WE ASSISTO podrá comunicarse directamente con el titular vía telefónica.
2.2. Uso de Cookies
WE ASSISTO utiliza cookies para mejorar la navegación del usuario en nuestro sitio web. Puedes configurar tu navegador para aceptar o rechazar las cookies en cualquier momento. Aquí, te explicamos todo sobre las cookies.
2.2.1. ¿Qué son las cookies?
Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en el navegador del usuario cuando visita un sitio web. Estos archivos permiten recordar información sobre la navegación para mejorar la experiencia del usuario, analizar el comportamiento en la página y ofrecer contenidos personalizados.
2.2.2. Tipos de Cookies
En la página web de WE ASSISTO utilizamos diferentes tipos de cookies, que se clasifican de la siguiente manera:
- Cookies esenciales o necesarias: Son aquellas que permiten el funcionamiento básico del sitio web, como el acceso seguro a la cuenta o la navegación entre páginas. Sin ellas, la web no podría operar correctamente.
- Cookies de rendimiento: Recopilan información sobre cómo los visitantes usan nuestro sitio, por ejemplo, qué páginas visitan con mayor frecuencia. Estos datos se utilizan para mejorar la funcionalidad del sitio.
- Cookies de funcionalidad: Permiten recordar preferencias del usuario, como el idioma o la región desde la que accede, para proporcionar una experiencia más personalizada.
- Cookies de marketing o publicidad: Se utilizan para mostrar anuncios relevantes basados en los intereses del usuario. Estas cookies pueden ser gestionadas por terceros (por ejemplo, plataformas publicitarias).
- Cookies analíticas: Permiten recopilar datos estadísticos sobre el tráfico y comportamiento de los usuarios en la web, ayudando a optimizar su rendimiento.
2.2.3. Gestión de Cookies en WE ASSISTO
Al ingresar a nuestra página web, los usuarios verán un aviso de cookies donde podrán:
- Aceptar todas las cookies y disfrutar de una experiencia completa.
- Personalizar sus preferencias, activando o desactivando ciertos tipos de cookies.
- Rechazar las cookies no esenciales y navegar con configuración mínima.
Los usuarios también pueden gestionar sus cookies directamente desde la configuración de su navegador en cualquier momento, eliminándolas o bloqueándolas según sus preferencias.
2.2.4. ¿Cómo deshabilitar las cookies en el navegador?
Si el usuario desea desactivar las cookies, puede hacerlo a través de la configuración del navegador siguiendo estos enlaces:
Si accedes al sitio web de WE ASSISTO mediante otro navegador, debes consultar cómo puedes deshabilitar las cookies en él.
